《員工手冊》是新員工入職簽收的第一份文件，也是企業(yè)防范用工風(fēng)險最有效的工具之一。企業(yè)能夠合法的無償辭退員工，大多都依據(jù)企業(yè)的員工手冊，以員工違反制度為由解除勞動合同。
但若是《員工手冊》的制定和使用有漏洞，不僅起不到約束員工、管控風(fēng)險的作用，反而還得支付違法解除賠償。
今天就來和大家一起深入探討《員工手冊》要怎么制定與公示才合法、合規(guī)、合理，真正起到防范法律風(fēng)險、保障合法權(quán)益的目的。
我們先來看一則案例：
張某是江蘇泰興一家化工公司的員工，工作已有20年。2024年某天，因為前一天開車到半夜，第二天上班時張某以趴伏及躺仰的方式在自己工位上睡了一個小時的覺。
半個月后，公司人力資源部工作人員給張某制作《面談表》一份，載明“張某上班時困乏導(dǎo)致睡崗行為。”張某在該面談表上簽字確認(rèn)。
后來，公司工作人員向本公司工會委員會征求意見后，工會出具《關(guān)于解除張某勞動合同通知的審批函》，同意以張某在上班期間睡崗，嚴(yán)重違法公司規(guī)章制度為由，解除與其的勞動合同。
同日，公司向張某出具《解除勞動該合同通知書》一份，載明：“張某同志：你于2004年入司，并簽訂無固定期限勞動合同。現(xiàn)因你上班期間睡崗，根據(jù)公司《員工手冊》第二章第三條第一款關(guān)于紀(jì)律的零容忍規(guī)定。經(jīng)與工會協(xié)商同意，決定解除你與本公司的勞動合同，此后你與本公司將無任何勞動關(guān)系。”
張某認(rèn)為公司解除勞動關(guān)系違法，于是，起訴到法院。
法院審理查明：張某確實存在違紀(jì)行為，但從其管理崗位特性及此次睡崗行為的嚴(yán)重程度來看，睡崗1小時并未給公司造成重大損失或極壞影響。用人單位行使合同解除權(quán)必須以勞動者有違反規(guī)章制度的行為發(fā)生為前提，并且該行為必須達(dá)到嚴(yán)重程度。
從張某違紀(jì)行為的動機、次數(shù)、后果、影響、損失等幾個方面考量，張某違紀(jì)行為具有偶發(fā)性，且客觀上并未對某某公司造成重大損失或不良影響，不宜認(rèn)定為“嚴(yán)重”，且張某入職公司20年，并多次被評優(yōu)評先并晉升加薪，公司僅因其一次違反公司內(nèi)部《員工手冊》規(guī)定，就以較為粗暴的“一刀切”方式直接解除與張某的勞動合同，顯然不具備合理性。同時，公司并無證據(jù)證明其《員工手冊》中的相關(guān)規(guī)定系經(jīng)過民主程序制定。
《勞動法》第二十五條規(guī)定的用人單位可以解除勞動合同的情形中包括“嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律或者用人單位規(guī)章制度的”。如果用人單位沒有規(guī)定，或者規(guī)定不明確、規(guī)定不合規(guī)等原因引發(fā)勞動爭議時，就會在勞動爭議中陷入被動。
制定和實施一份有效的《員工手冊》是法律賦予企業(yè)的權(quán)利，也是企業(yè)在管理上的必需。
那么怎樣的《員工手冊》才合法、合規(guī)、合理？
根據(jù)《勞動合同法》第四條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。
《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律問題的解釋（一）》第五十條用人單位根據(jù)勞動合同法第四條規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為確定雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)。
總結(jié)起來，企業(yè)制定合法有效的《員工手冊，應(yīng)符合兩點：制定內(nèi)容合法、制定程序合法。
一.制定內(nèi)容合法
企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的實際情況，將法律、法規(guī)、政策的條款具體化，使《員工手冊》具有可操作性。企業(yè)可以聘請專業(yè)律師或法律顧問對員工手冊進(jìn)行法律審查，確保手冊內(nèi)容符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險。
簡而言之，內(nèi)容必須符合法律的規(guī)定；語言要嚴(yán)謹(jǐn)不能出現(xiàn)矛盾；不能出現(xiàn)遺漏核心條款現(xiàn)象(勞動報酬、工作時間、休息休假、保險福利、勞動紀(jì)律、合同解除條件等)；涉及重大損害、嚴(yán)重違反、嚴(yán)重影響等情形需量化、具體化；解除合同條款務(wù)必詳細(xì)具體；內(nèi)容公平合理，不能處罰過度。
二.制定程序合法
企業(yè)在制定、修改企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度時，應(yīng)充分履行民主程序。《員工手冊》應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。針對各方提出的方案或意見，進(jìn)行協(xié)商，對意見接受的，加入規(guī)章制度文本，不能接受的，說明理由。及時形成會議紀(jì)要并經(jīng)參會人員簽字捺印確認(rèn)。
《員工手冊》需向勞動者公示，確保全體勞動者知曉內(nèi)容。一是確保用人單位履行了向全體勞動者公示員工手冊的義務(wù)并保存證據(jù)；二是確保全體勞動者知悉員工手冊的內(nèi)容并保存證據(jù)。
一份合規(guī)規(guī)范的員工手冊，是企業(yè)進(jìn)行員工管理和風(fēng)險管控的第一步。
在勞動爭議頻發(fā)的當(dāng)下，企業(yè)更應(yīng)當(dāng)加強員工手冊的合規(guī)審查和宣傳培訓(xùn)工作，確保員工理解和遵守手冊內(nèi)容，真正防范勞動人事風(fēng)險。
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